Saiba como verificar se o seu empreendimento necessita da implantação de um sistema ERP e as vantagens de investir no controle dos processos e informações corporativas.

Você sabia que 69% das pequenas e médias empresas brasileiras consideram usar a tecnologia para otimizar a eficiência do seu negócio? É por isso que é essencial que você entenda sobre a implantação de um sistema ERP nas empresas, pois este tipo de projeto passa por diversas etapas antes mesmo da escolha do fornecedor do software, sendo que o primeiro passo é a identificação do momento certo e os benefícios da adesão ao Sistema Integrado de Gestão Empresarial.

É preciso levar em conta diversos fatores internos sobre a empresa, bem como analisar as vantagens que o software pode trazer de fato para a organização. Neste artigo vamos discutir os principais pontos, através de perguntas e exemplos, para colaborar com o processo de implantação de um sistema ERP na sua empresa.

O que você vai ver neste artigo:

• Como funciona um Sistema ERP?
• Quando Implantar um Sistema ERP?
• O que espera uma empresa que implanta um ERP? Qual o objetivo final?
• [Infográfico] Porque Implantar um ERP?
• Como deve ser a preparação para implantação de um ERP?
• Quais são os custos da implantação de um sistema ERP
• Conclusão: O que melhora na Empresa com a Implantação do ERP

Como funciona um Sistema ERP?

Para começar, é preciso ter claro o conceito de ERP. O Software de Gestão Empresarial ERP é um sistema de gestão administrativa, financeira e comercial que funciona de forma integrada.

Em um Sistema ERP, uma venda gera uma ordem de serviço ou fabricação, encadeia a requisição de mão de obra, peça ou material, que reduz o estoque ou gera uma requisição de compra e alimenta o setor financeiro para prever os gastos e recebimentos.

Desta maneira, um sistema ERP permite planejar, controlar os gastos, otimizar os processos de produção e assim por diante, possibilitando a melhoria da gestão e da tomada das decisões, pontos fundamentais para o crescimento da empresa.

Quando Implantar um Sistema ERP?

A necessidade de implantação de um sistema ERP se dá, na maioria das vezes, quando a situação na empresa está fora de controle, seja em relação a dificuldade de acesso às informações ou seja devido a falta de integração entre os setores.

Assim, alguns questionamentos ajudam a identificar esse cenário:

1. Fluxo das informações na empresa:

• Consigo obter as informações atualizadas e confiáveis de forma rápida e segura, sem aquelas incontáveis e intermináveis cobranças ou reuniões improdutivas?
• Dependo de muitas pessoas para obter as informações? 
• Perco vendas ou atendo os clientes de forma não satisfatória por falta de informação?

2. Situação financeira:

• O que tenho exatamente a receber e a pagar hoje, a curto, médio e longo prazos?
• Consigo planejar as compras, vendas, recebimento e pagamentos (fluxo de caixa)?
• Consigo tomar decisões sobre investimentos futuros com base em dados atualizados?

3. Qualidade e cumprimento dos prazos:

• Atendo os clientes com qualidade? 
• Cumpro o prazo de entrega e entrego exatamente o que vendi? 
• Qual é o tempo total gasto no ciclo venda, produção, entrega e recebimento?
• Existe algum gargalo na operação devido a excesso de tarefas manuais?

4. Controle do estoque:

• Qual é o meu estoque de produtos? 
• Os estoques estão muito altos? 
• Quais são os produtos sem giro há tempos? 
• Quais produtos ou serviços são rentáveis? Qual é o meu custo?
• Já ocorreu do estoque não suprir a demanda da empresa ou prejudicar vendas?

5. Custo-Benefício do ERP:

Por fim, para decidir se vale a pena implantar um sistema integrado de gestão empresarial, basta analisar o custo-benefício: 

• Quanto dinheiro estou perdendo x Quanto dinheiro há disponível para investir na melhoria dos processos? 
• Quanto dinheiro vou economizar e ganhar com melhoria na gestão e qualidade no atendimento aos clientes?

O que espera uma empresa que implanta um ERP? Qual o objetivo final?

Essa é uma pergunta que recebemos frequentemente. Com o tópico anterior, você deve ter percebido sutilmente quais são os objetivos da implantação de um sistema ERP em uma empresa, mas queremos reforçar para que você não tenha nenhuma dúvida na hora de começar sua implantação.

Com tanta modernização acontecendo em todos os setores e segmentos do mundo, sem dúvidas à digitalização também chegaria na parte de administração das empresas. Independente do tamanho do negócio, as companhias hoje já querem iniciar suas atividades da forma mais digital e automatizada possível, e é aí que entram os ERPs.

Os principais objetivos de uma empresa que implanta um ERP são:

• Digitalizar e modernizar a empresa, com a possibilidade de se conectar cada vez mais aos seus clientes, consumidores e fornecedores;
• Automatizar processos que são manuais e repetitivos;
• Reduzir custos com infraestrutura, mão de obra desnecessária e até mesmo com materiais de papelaria como documentos impressos;
• Integrar todas as áreas da empresa, para que seus processos tenham maior fluidez e tragam a melhor experiência para o consumidor final;
• Melhorar a acessibilidade dos dados da empresa e permitir novos formatos de trabalho, como home office;
• Garantir segurança e praticidade no dia-a-dia de trabalho;
• Melhorar a tomada de decisões dos gestores e diretoria, devido a maior qualidade e confiabilidade dos dados, já que estão integrados com toda a empresa;

Estas são as principais metas quando uma empresa implantar um ERP, mas se pudéssemos resumir em apenas uma frase, ela seria: garantir a melhor performance de gestão empresarial através da tecnologia para alcançar melhores resultados e consequentemente o sucesso do negócio. 

Tudo isso quer dizer que um sistema ERP ajuda seu negócio a alcançar voos mais altos, pois sua capacidade é totalmente focada na gestão prática da empresa, e se usado em todo o seu potencial, o sistema se torna uma grande alavanca para o sucesso da empresa, melhorando processos gerais.

[Infográfico] Porque Implantar um ERP?

Existem muitos benefícios ao implantar um sistema integrado de gestão e muitas vezes é difícil para o empreendedor mapear todos os pontos que um ERP pode afetar no dia a dia da empresa.

Por isso montamos esse infográfico com os principais motivos para optar por uma gestão com o uso de um ERP dividindo entre os pontos negativos que você vai conseguir eliminar e os pontos positivos que você vai ganhar ao implantar um ERP.

O que você Elimina ao Implantar o ERP:

O ERP ajuda a eliminar a redundância de atividades, ou seja, evita ter que imputar a mesma informação duas vezes, utilizando duas pessoas e correndo o risco de erro. Essa é a principal causa da falta de confiabilidade das informações porque os mesmos dados são discrepantes, não se casam. Assim, elimina:

• Retrabalhos
• Tarefas redundantes
• Processos manuais
• Longos períodos de execução de tarefas
• Custos gerais
• Demora no tempo de respostas à clientes, fornecedores, processo em bancos e reuniões

O que você Ganha ao Implantar o ERP:

Ao unificar os dados, que passam a ser documentados no sistema, a utilização do sistema de gestão tem os seguintes benefícios na prática para sua empresa:

• Qualidade e confiabilidade das informações e dados
• Agilidade nos processos e velocidade na execução das tarefas
• Padronização dos procedimentos operacionais
• Otimização do fluxo da informação
• Produtividade dos colaboradores
• Tomadas de decisões mais certeiras devido à relatórios gerenciais

Como deve ser a preparação para implantação de um ERP?

É indispensável que as empresas se preparem de antemão antes de implantar um ERP, afinal, isso não é somente um novo investimento para a empresa. A implantação do ERP deve ser encarada como uma mudança cultural na empresa e todos devem estar envolvidos, e não somente a alta gestão da companhia. 

Podemos adiantar que cada empresa precisa ter um escopo de preparação diferente, pois uma multinacional por exemplo terá necessidades muito diferentes do que uma pequena empresa, por exemplo. 

Uma dica geral é organizar uma equipe que ficará focada apenas neste projeto e será responsável tanto pela preparação e pesquisa de mercado, quanto pela implantação propriamente dita. Geralmente, os colaboradores mais indicados para esta missão seriam profissionais de TI e analistas de projetos e inovação. 

Abaixo, fizemos uma lista simples que pode ajudar tanto pequenas e grandes empresas a iniciarem sua preparação para implantar um ERP: 

1. Avalie os processos atuais do negócio

Analise os processos atuais da sua empresa e documente se possível. Por exemplo: Como o seu departamento financeiro administra as cobranças e pagamentos? Como o setor comercial organiza as carteiras de clientes e contatos de clientes? Anote os mínimos detalhes deste processo: por onde ele começa, qual ferramenta é usada hoje, o quanto demora para ser executada, quem geralmente executa, etc. 

2. Organize os dados

Após verificar os processos atuais, é interessante verificar a organização destes dados também, se é necessário fazer uma “limpeza” e se já existem registros digitais, como em planilhas ou arquivos no computador.

3. Levante as prioridades

Faça um levantamento das prioridades da sua empresa e o que mais precisa melhorar nos processos atuais. Além disso, anote ainda quantos colaboradores terão acesso ao sistema. 

4. Analise as opções de soluções do mercado

Avalie as diferentes opções de sistemas no mercado e veja os formatos de contratação, como compra de licença ou planos de assinaturas. Atualmente, o formato mais comum e com melhor custo x benefício são as soluções em SaaS (sistemas como serviço) que são como assinaturas iguais a do Netflix e Spotify.

5. Faça testes 

Comece a avaliar as diferentes opções do mercado através de períodos de testes e conversas com especialistas. Não esqueça de incluir mais pessoas para avaliarem também. Listamos neste artigo dicas de como aproveitar o período de avaliação de testes em sistemas, para que sua implantação não tenha nenhum problema.

Quais são os custos da implantação de um sistema ERP

Este fator depende 100% do formato de contratação que sua empresa escolher. 

Como comentamos, existem vários tipos de contratação hoje, e os principais são a compra de licença (que é uma modalidade mais antiga) e o formato em SaaS que funciona como uma assinatura. 

A compra de licença hoje é feita mais por grandes empresas que optam por este formato. Ele tem custos mais elevados e toda a parte de infraestrutura fica por conta da empresa que compra a licença. Então, além do custo elevado da compra de licença (onde o preço pode ir de 4 dígitos até 6), a empresa contratante ainda terá o custo de compra de datacenter e toda a manutenção do mesmo. Resumidamente, esta é uma opção onde é necessário maior investimento.

A modalidade em SaaS é bem mais acessível e hoje é escolhida por pequenas, médias e grandes empresas. Ela funciona como assinatura, então, a empresa que fornece o software cuida também da infraestrutura, pois a mesma está 100% em nuvem. Devido este formato mais digital, os custos caem drasticamente e geralmente as mensalidades vão de 2 a 4 dígitos somente. 

Conclusão: O que melhora na Empresa com a Implantação do ERP

A implantação de um sistema ERP propicia diversas melhorias perceptíveis a uma organização, entre elas está a maior confiabilidade dos dados, atualizados em tempo real e sem retrabalho.

Ao agilizar e padronizar todos os processos de venda, produção, compras, controle de estoque, faturamento e recebimentos e pagamentos, a empresa tem os dados necessários para planejar, diminuir custos e melhorar os processos de produção. O tempo e o processo de tomada de decisão também ganha nova dinâmica devido a confiabilidade e rapidez na obtenção de dados.

Então, o que você está esperando?

Agora, que você já conhece todos os motivos para implantar um sistema ERP, aproveite para solicitar uma demonstração do OTK ERP, que é uma solução completa para melhorar a gestão empresarial da sua empresa. Conheça todos os recursos e agende uma demonstração agora!

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