Entenda o que é Budget e Forecast na prática e como aplicar essas ferramentas no dia a dia para melhorar o controle financeiro do seu negócio.

Acredito que todos os profissionais da área financeira já tenham ouvido falar mais de uma vez sobre temas como Planejamento Orçamentário, Budget e Forecast, porém, poucos param para pensar efetivamente quais as diferenças entre essas ferramentas e como aplicá-las no dia a dia do negócio. 

Por isso, nós da OTK resolvemos colocar um pouco de luz nesse tema, especialmente para quem está começando na área financeira ou pretende implementar tais controles, sejam via sistema ou apenas em Excel.

O que é Budget?

Budget é uma das principais ferramentas para gestão de orçamento empresarial. Nada mais é do que o orçamento anual das empresas, uma definição de metas financeiras, sejam elas para controle de custos ou acompanhamento de evolução de receitas. 

Para a sua elaboração de forma adequada é necessário analisar vários cenários. O primeiro é o histórico do que se precisa controlar, extraindo médias e alterações no último período apurado, o segundo, o mercado, uma análise do ambiente em que a empresa está inserido, a vulnerabilidade e sazonalidade, e talvez o principal, o futuro, uma análise de onde se pretende chegar e quais percalços podem ocorrer no caminho.

O Budget é efetuado por instinto pela maior parte dos empresários, porém, após uma análise mais criteriosa e direcionada o risco de se planejar o impossível é reduzido a margens mais aceitáveis.

O que é Forecast?

É muito difícil falar de Budget sem mencionarmos o tal do Forecast, afinal, esse é o recurso que permite os ajustes no meio do caminho. Assim, Forecast nada mais é do que o orçamento ajustado.

No Forecast o planejamento anual é quebrado em períodos, geralmente mensais, o que permite o acompanhamento de perto da projeção de fluxo das empresas, permitindo adaptações, ajustes de rotas, sempre com o objetivo de se chegar ao resultado projetado, com esse acompanhamento é possível se antecipar a possíveis falhas de caixa ou efeitos da sazonalidade do mercado.

Exemplo pessoal para entender o mundo corporativo:

Para ficar claro, vou remeter para um exemplo pensando na sua vida pessoal. Não, estamos doidos, claro que o foco é o corporativo, mas o exemplo se encaixa muito bem ao tema. Vamos imaginar que para efetuar uma viagem dos sonhos, eu precise guardar R$ 12.000,00 até dezembro, em cima disso faço um planejamento básico:

Tenho uma renda familiar de R$ 10.0000 mensais, então para guardar R$ 1.000,00 por mês minhas despesas não podem exceder R$ 9.000,00. Esse seria meu budget anual:  Receita de R$ 120.00000 despesas de R$ 108.000,00, mas vamos acompanhar mês a mês.

Supomos que chegando no mês de outubro consegui acumular apenas R$ 9.000,00, ou seja, receita anual de R$ 100.000,00 e despesas de R$ 91.000,00, que significa uma defasagem de R$ 1.000,00. Essa defasagem pode ter sido ocasionada por vários motivos, como manutenção de veículos, casos de doença, entre outros.

Utilizando o Forecast, neste exemplo identificamos que teremos que ajustar o valor dos dois meses restantes (novembro e dezembro) para que o valor a ser guardado para a viagem dos sonhos seja o suficiente. Para isso, são feitos ajustes para redução de gastos, já que a receita já é certa e o problema que atrapalharam o planejamento foram os gastos excedentes. 

Desta forma, após o ajuste minha receita se mantém em R$ 10.000,00, mas a despesa teve redução para R$ 8.500,00. Com esse ajuste, é possível fecharmos com a economia total dos R$ 12.000,00 necessários para a viagem.

Como funciona Budget e Forecast nos negócios?

Assim como no exemplo da viagem dos sonhos, funciona no mundo corporativo. A partir de um orçamento macro, com a estimativa de receitas e despesas para um determinado período, fazemos a distribuição destas ao longo de 12 meses. Nas empresas a preferência é por sempre categorizar os itens por centro de custo ou tipo de lançamentos.

 Essa seria nossa explicação para o conceito de Budget. Assim, na prática do mundo corporativo, esse orçamento é definido no começo de um período e seu desempenho é acompanhado ao longo do ano, sendo que junto ao Forecast ele possibilita que ajustes sejam feitos para que as metas de gastos e receitas anuais sejam alcançadas.

Rolling Budget e Rolling Forecast: Orçamento contínuo para se adequar ao dinamismo do mercado

Para atender a mercados dinâmicos, com influência de crises externas, alterações em políticas macroeconômicas, dentre outros tópicos muito conhecidos mundialmente, há versões mais atuais de Budget e Forecast, mais conhecidos como Rolling Budget e Rolling Forecast.

Seguindo essas adaptações modernas a mecanismos que existem a tanto tempo no mercado financeiro, o orçamento se adequa ao ambiente. Com o Rolling Budget e o Rolling Forecast, o orçamento passa a se ajustar aos valores flutuantes e também aos períodos, ou seja, o planejamento de 12 meses pode ser adicionado um período extra, uma vez que ajustado.

Confundi sua cabeça? Calma, vamos dar um exemplo prático:

A ideia desse mecanismo é ter um planejamento mais dinâmico, com revisões programadas em prazos mais curtos, com ele podemos efetuar revisões mês a mês, sendo que os ajustes efetuados no mês atual projetarão os valores para o mesmo mês no ano posterior, dessa forma quando os lideres forma preparar o budget no próximo ano o mapeamento está quase que todo concluído.

A ideia é promover um orçamento contínuo ou flexível. Ele prevê que as despesas e receitas sejam ajustadas ao longo do período previsto para a elaboração de orçamentos ajustados para os períodos seguintes.

Como aplicar o controle orçamentário na prática?

O controle orçamentário é a base da administração moderna, muitas empresas fazem esse controle em planilhas de dados ou Excel. Atualmente, há muitos modelos prontos no mercado, mas nada se compara com esse controle via Sistemas, já que eles geralmente possibilitam uma projeção automatizada e os controles permitem relatórios e bloqueios de rotinas.

No OTK Web, por exemplo, utilizamos uma rotina chamada planejamento orçamentário. Além de extração de dados sempre que necessário, esta rotina permite o controle dia a dia e o bloqueio de compras sempre que houver o estouro da meta, algo que permite o ajuste do Budget, ou seja, o Forecast em tempo real.

O primeiro passo a seguir nessa rotina é ter uma leitura clara de como foi o último ano exercício, tendo essas informações nas mão define-se o que esperar para o próximo período, como o OTK Web faz a gestão de compras, logo, controle de gastos seria nosso foco principal. Por exemplo, digamos que a diretoria pretende reduzir em 15% os gastos globais, isso deverá ser distribuído por todos os centro de custos, seria o Budget.

O segundo passo seria dar suporte para o Forecast, para isso distribuímos essas projeções ao longo de 12 meses, sempre considerando os meses de picos e baixa, para que cada mês componha exatamente o que se espera.

Por fim, seria o acompanhamento dos períodos e revisões das movimentações, soluções como o OTK Web são essenciais, pois trarão os números gerados comparando o previsto x o realizados, com o plus da possibilidade  de bloqueio de transações que excederem, provocando sempre os ajustes de rotas.

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