Sua empresa ainda usa papel ou planilhas para controlar as rotinas financeiras? Saiba que ter um Software de Gestão Financeira é sem dúvidas a melhor opção.

A gestão financeira é um componente crítico das empresas que visam maximizar seus resultados. Para essas empresas é fundamental ter controles para garantir a boa saúde financeira e, porque não dizer também, a sua tranquilidade.

Um sistema de controle manual funciona bem para a empresa quando ela está começando. Provavelmente você já escreveu cheques, registrou faturas e pagamentos em papel. E convenhamos, realizar controles financeiros a partir de pedaços de papel ou a partir de várias planilhas não é nada divertido. Quando sua empresa cresce, surgem atividades mais complexas, como apuração avançada de impostos e geração sofisticada de relatórios – talvez até pagamentos da folha de funcionários.

Mesmo se você estiver trabalhando no Excel, não terá um local central para todas as informações de clientes e fornecedores, colaboradores, vendas e despesas. Localizar um detalhe crítico rapidamente dessa forma será quase impossível.

A importância de um investimento em software gira em torno do que ele pode fazer pelo seu empreendimento. Um sistema de gestão facilita várias funções de negócios, simplificando e automatizando operações diárias. A utilização de um sistema cria uma operação mais enxuta e precisa, além de oferecer uma visão completa da sua empresa. Com um sistema de gestão, as empresas conseguem melhorar a eficiência e a produtividade de seus colaboradores, tornando-se ágil, o que melhora consequentemente o atendimento a seus clientes e fornecedores.

Existem muitos benefícios na utilização de um sistema para controle financeiro, que incluem maior produtividade, maior eficiência, menores custos e processos simplificados. Veja 5 dos benefícios que separamos que as empresas obtém após a sua  implementação.

Vantagens para o processo financeiro da sua empresa

1. Informações Centralizadas

Esse é o primeiro benefício do uso de um sistema financeiro para pequenas e médias empresas, como um software de gestão financeira: todos os seus dados ficam disponíveis em um só lugar. À medida que você cria movimentações e realiza operações, elas são registradas nas áreas apropriadas. Você pode configurar, por exemplo, uma pesquisa personalizada para qualquer coisa que precisar e encontrá-la em segundos.

Com um software que centraliza informações financeiras do negócio, não há necessidade de alternar entre diversos aplicativos ou digitar dados em vários sistemas separados, papéis ou planilhas. As soluções de Contas a Receber e a Pagar se integram perfeitamente a um único sistema financeiro.

É bem verdade que ninguém consegue administrar um negócio sozinho, com cada departamento funcionando separadamente do outro, não é mesmo?! A colaboração entre as áreas de uma empresa é uma parte crucial e muitas vezes necessária dos negócios, especialmente porque os projetos geralmente envolvem mais de um departamento.

Como os dados inseridos em sua ferramenta financeira são centralizados e consistentes, não há motivo para que os departamentos não possam trabalhar juntos, compartilhando informações e colaborando sempre que necessário. O software também aborda todos os aspectos de uma empresa, incentivando naturalmente esforços conjuntos e interdepartamentais. 

2. Acessibilidade

Ao usar o software de gestão financeira online, os usuários podem acessar os dados de qualquer lugar com uma conexão à Internet. Com o mundo cada vez mais digital, isso permite que os usuários trabalhem de qualquer lugar. Eles não ficam mais presos ao computador do escritório de trabalho. Isso permite grande flexibilidade para pequenas, médias e grandes empresas. Equipes de todo o mundo podem acessar dados e informações como se estivessem todas no mesmo prédio.

Compartilhar dados também é mais fácil. Com um software financeiro em nuvem, os usuários simplesmente precisam do seus direitos de acesso ao mesmo sistema com suas senhas exclusivas. Esse processo elimina a necessidade de enviar arquivos grandes por e-mail e também o trânsito de papéis. Muitos dos dados que ficam na nuvem são compartilhados entre colegas de trabalho.

E se você tiver usuários em vários locais, o software de finanças na nuvem será um verdadeiro benefício. O acesso completo torna possível para trabalhar de qualquer lugar a qualquer momento.

A vantagem de um sistema financeiro online é que ele é atualizado em tempo real; portanto, não importa se você está usando o software de manhã, à tarde ou de um local remoto, a oportunidade de se comunicar, compartilhar informações e usar dados é sempre disponível e precisa.

3. Economia de tempo e dinheiro

Essa talvez seja a principal razão pela qual muitos empreendedores procuram automatizar toda sua operação financeira. Depois de criar um registro para seus clientes, fornecedores e funcionários em um software para controle de finanças, você nunca precisará inserir essas informações novamente. Em vez disso, formulários como contas a receber e a pagar contém menus suspensos que dispõem de listas desses registros. Você simplesmente seleciona o que deseja e ainda pode replicar essa movimentação.

Sabemos que a implantação de um sistema exige um investimento, mas também há um custo ainda maior em não fazê-lo. Enquanto alguns optam por seguir métodos ultrapassados, outros buscam soluções tecnológicas. Com tantos benefícios que uma solução para gestão financeira oferece, os usuários podem ver melhorias imediatas em vários departamentos.

Não aguenta mais controlar o dinheiro da sua empresa por planilhas? Perde muito tempo digitando as mesmas informações? Confira este artigo e entenda como um sistema de gestão financeira empresarial pode te ajudar: 5 Motivos para Trocar as Planilhas por um Sistema de Gestão Financeira Empresarial.

4. Eliminação de erros e retrabalhos

Como empresário, você sabe bem que para se antecipar a problemas, informações corretas são necessárias e fundamentais, e até mesmo para resolução de problemas do negócio.

A precisão das informações e de processos está entre as principais preocupações do responsável pelo departamento financeiro de uma empresa. Afinal de contas, é preciso lidar com um grande volume de informações e de diferentes setores diariamente. Na verdade, a precisão é preocupação necessária para todos os tipos de empresas, porque um pequeno erro pode levar a perdas significativas. 

Geralmente empresas que utilizam planilha acabam tendo esforços duplicados, tendo que lançar dados em tabelas, gerar boletos manualmente, analisar extratos e outros muitas atividades que são feitas de forma separada onde os erros ficam são mais propícios a acontecer. Um software mantém você longe desses tipos de problema. Depois que os dados são inseridos, o sistema se utiliza destes para dar continuidade em novas operações. Como você não está constantemente digitando os mesmos dados, a incidência de erros diminui. Um software financeiro também faz todos os cálculos para você, incluindo subtotais e totais para cada tipo de transação.

É bastante claro que os erros financeiros são um tópico comum de avaliação de um sistema para controle financeiro e também parece evidente que empresários estão procurando soluções sobre esse assunto.

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5. Relatórios detalhados e personalizados

A montagem manual de relatórios que informa, por exemplo, quem está atrasado no envio de pagamentos para faturamentos, consome muito tempo. Também é fácil perder uma conta vencida aqui e ali. Os sistemas financeiros modernos vêm equipados com diversos de modelos de relatórios personalizados incluindo dashboard, agrupamento de informações, que exibe os dados, como lista de movimentações por cliente, os detalhes de contas não pagas e até relação de pagamentos por fornecedor.

Um software de gestão financeira ajuda a tornar a extração de relatórios mais prática, sendo adequados para atender todas as necessidades corporativas. Com recursos aprimorados de relatórios, sua empresa pode responder a solicitações de dados complexas com mais facilidade. Isso melhora a produtividade, conclui o processo mais rapidamente e ajuda a fechar números sem grandes tempos de espera.

Os usuários também podem montar seus filtros nas telas, economizando tempo para usar em outras tarefas. Cada relatório informará coisas diferentes sobre negócio e juntos fornecerão quase tudo o que é necessário saber sobre o desempenho da organização.

Os relatórios neste sentido, são a base para que sejam tomadas decisões corretas. Afinal, com métricas e números reais e que reflitam corretamente a saúde da empresa é possível ter uma visão 360º da organização. Ao avaliar seus números, você terá uma noção melhor de quando deve expandir e de como deve controlar as coisas.

Para gerir as finanças, quanto mais confiável for a informação, melhor a decisão que você pode tomar.

Conclusão

Tomar a decisão de que sua empresa precisa ou não adotar um  software de gestão financeira para controlar as finanças do negócio pode ser uma decisão difícil, especialmente se for a primeira vez que você implementa um sistema de gestão. Você pode pensar que a operação sem o sistema ERP pode ser feita, mas se você quiser ver uma mudança significativa nos negócios e experimentar um crescimento geral, é importante tomar as medidas necessárias para obter os benefícios. Então, investir e implementar uma solução sistêmica vale a pena? Nós dizemos que sim, porque com a implementação deste software surgem grandes benefícios que você não pode perder.

Se sua empresa pretende adotar um sistema de controle financeiro ou já possui um, é importante considerar os 5 benefícios que listamos neste artigo para testar sua eficiência.

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