Baixe gratuitamente nossa Planilha de Controle de Estoque e confira um passo a passo completo de como preencher e fazer análises avançadas para melhorar a sua gestão de suprimentos.

Que um controle eficiente de estoque é essencial para grandes corporações é evidente, assim como 1 + 1 são 2, porém o que muitos podem não perceber é que mesmo para a sobrevivência de pequenas empresas esse tipo de controle é igualmente urgente e necessário.

Pensando no setor de marketplaces no Brasil, de acordo com pesquisa feita pelo site ECommerce Brasil, em conjunto da empresa Venda.la, pelo menos 44% dos lojistas entrevistados sentiram dificuldades em fazer o controle do estoque. Os principais desafios apontados foram unificar os estoques ou integrar o controle com outras ferramentas.

Sendo uma empresa grande ou pequena ou mesmo um marketplace, é necessário utilizar a tecnologia a nosso favor. Para empresas que não dispõem de recursos para investimento em sistemas de gestão ou que não vêem uma necessidade inicial para tal, uma alternativa é o uso de uma planilha de controle de estoque, normalmente usando o Excel.

Uma planilha simples com algumas fórmulas pode se tornar o principal aliado da sua equipe de vendas, e pode ir mais além, servindo de apoio gerencial para equipes administrativas, gestores financeiros, equipe de compras, entre outras funções. 

Mas então, por onde começar? Como devo montar a minha planilha de controle estoque? 

Neste artigo vamos responder essas e outras dúvidas para te explicar tudo o que você precisa saber para implantar esse novo controle na sua empresa. Iremos abordar:

• Quem deve baixar uma planilha de controle de estoque
• Como fazer uma planilha de controle de estoque
• Quando atualizar a planilha de controle de estoque
• Modelo de planilha de controle de estoque 
• Passo a passo para preencher a planilha de controle de estoque
• Preenchendo a planilha de controle de estoque na prática

Este material gratuito foi produzido com o objetivo de atender empresas variadas, independente do tamanho ou segmento de cada uma. Por ter controles de estoque bem padronizados, ela pode ser adaptada facilmente à qualquer negócio.

Ou seja, uma planilha de controle de estoque é indicada tanto para empreendedores que estão começando seu negócio e precisam administrar as entradas e saídas de produtos e materiais, quanto para pequenas e médias empresas que precisam melhorar seus controles de estoque e almoxarifado e armazenar um documento que registre as movimentações destes materiais. 

A planilha de controle de estoque da OTK já foi baixada por mais de 800 pessoas, e elas representam diversos segmentos de atuação do mercado. Listamos alguns deles para você conferir e entender como ela pode ser versátil.

A planilha já foi baixada por empresas prestadoras de serviços, como: 

• Transportes e logística
• Obras, engenharia e construção
• Serviços gerais
• Consultorias
• Empresas de tecnologia e informática
• Empresas de contabilidade

Ela também foi baixada por empresas varejistas, comerciais e de alimentação, como: 

• Lojas de roupas 
• Lojas gerais
• Restaurantes e bares

Além destes segmentos citados, já baixaram também a nossa planilha: 

• Hotéis
• Profissionais autônomos
• Prefeituras

Viu como este material é flexível e se encaixa em vários tipos de negócios? Continue a leitura e entenda como montar a sua própria planilha no Excel. 

Como fazer um planilha de controle de estoque?

Agora que você viu como este tipo de ferramenta pode se adaptar em  vários tipos de empresas, está na hora de conferir os dados e informações que precisam estar presentes em uma boa planilha.

O primeiro passo da personalização da sua planilha de estoque é definir quais dados são essenciais para um controle eficaz e que atenda à sua empresa até o momento de implementação de um sistema, veja abaixo algumas sugestões de controles para efetuarem:

• Controle de entrada de materiais, com código, nome e unidade de medida do produto, é importante, também controlar de quem você compra, o custo unitário e total;
• Controle de saída de mercadorias, utilizando os mesmos campos indicados acima, porém substituindo fornecedor por cliente e custo por valor de venda
• Controle de catálogo de itens, com quantidade atual das mercadorias, valor calculado pelo custo médio, e, de preferência, ter também o indicativo de estoque mínimo (de segurança) e máximo de compras.

É importante também ter um coluna dedicada as datas, para registro tanto na entrada quanto na saída dos produtos. 

Outro detalhe que muitas vezes é esquecido nesse controle é sobre as saídas de estoque. Nem sempre o motivo das retiradas se dão devido a uma venda ou requisição de retirada, mas também as possíveis perdas causadas com outros fatores, como danos ao item devido à manipulação, vencimento da validade, furtos, entre outros. 

Quando atualizar a Planilha de Controle de Estoque?

Mais do que implantar a planilha, para que o novo processo tenha sucesso é essencial desenvolver o hábito de preenchimento dos principais campos no momento correto. Para refletir a realidade, a planilha deve ser atualizada constantemente (o ideal é que seja em tempo real).

Assim, o registro de entrada deve ser feito no recebimento de novos itens e o registro de saída devem ser de acordo com as requisições de retirada de produtos. 

Manter esses dados atualizados é fundamental para que a planilha seja uma ferramenta que otimize seus controles e traga benefícios para a sua empresa. 

Nosso modelo de Planilha de Controle de Estoque

Hoje há na internet vários modelos disponíveis, desde o uso básico até o mais sofisticado, alguns desses documentos são encontrados de forma gratuita, outros em pacotes comprados. É claro que encontrar o modelo ideal, de acordo com sua expectativa pode demorar muito, ou até mesmo, levar a um controle que dará mais problemas do que solução.

Por isso, pensando em facilitar o seu caminho, criamos uma planilha com todos esses recursos, com campos simples de identificar e cálculos para facilitar a sua gestão. Preencha o formulário abaixo para receber a planilha no seu e-mail gratuitamente. Mais de 1000 pessoas já baixaram e melhoraram seus controles. 

Seguem abaixo algumas instruções para seguir pós-download:

Passo a passo para preencher a planilha de controle de estoque:

1. Organização da planilha e informações cadastrais

Nossa planilha de estoque é dividida em sete abas, sendo:

• Entradas: Nesta aba, você poderá controlar as entradas em estoque, ou seja, após fazer as compras, você deve atualizá-la. 
• Saídas: Destinada ao registro de todas as movimentações de produtos, sejam em processos de venda ou simples saídas para consumo.
• Itens de Estoque: Controle de cadastro de itens e o saldo de estoque por produtos.
• Fornecedores: Nessa aba, você terá todos os seus fornecedores cadastrados.
• Cadastro de Clientes: Essa aba é reservada para que você tenha todos os seus clientes catalogados de forma simples e direta.
• Unidades: Servirá para você cadastrar os tipos de unidades que usa em sua empresa, como PÇ (peça) ou M (metro).
• Locais de Estocagem: Aba para você organizar os locais de estocagem com o saldo de cada item.

Recomendamos primeiro registrar as informações cadastrais: Cadastro de fornecedores, Clientes, unidades de medida e locais de estocagem. Detalhe importante, há campos de cálculo, evite alterá-los, como por exemplo o saldo de estoque e o indicativo de compras da aba Itens de Estoque.

2. Operacional: Alimentação dos dados

Feito esse registro de cadastro, vamos para o operacional, que é dividida em duas principais operações:

• Registro da Entrada de Estoque

A aba entrada deve ser utilizada pelo responsável de compras, lá será possível indicar a data da compra, o fornecedor, item comprado, local de armazenagem, número da nota fiscal, quantidade de custo de cada mercadoria.

Com a inserção dessas informações, a aba de Itens de Estoque é alimentada com essa atualização, já calculando o saldo de estoque e custo médio dos itens comprados.

• Registro da Saída de Estoque

Essa aba deve ser utilizada sempre que houver uma venda ou uma baixa no estoque, como por exemplo, quando algum item é danificado ou tem seu prazo de validade vencido e não está mais disponível para a comercialização.

Nela, você alimenta os seguintes campos: data, código do cliente, nome do cliente, código do item, unidade do item, local, unidades do local, nota, quantidade e preço unitário.

Assim que você coloca essas informações, a planilha atualiza automaticamente a aba “Itens de Estoque” para deduzir a quantidade de itens que saíram do estoque. 

Fazendo sempre esses ambos registros, você sempre terá na planilha um panorama completo e atualizado sobre a situação do seu estoque, incluindo o cálculo da “Compra Mínima” para cada tipo de item. Assim, você consegue identificar com mais facilidade quais os itens e qual a quantidade você precisa comprar para manter seu estoque dentro do necessário para sua operação.

3. Análise dos dados

Com o início desse controle, você ou o gestor responsável pode iniciar análises mais estratégicas, como:

• Controle de sazonalidade: 

Como você terá fácil acesso aos picos de consumo de materiais, é possível medir períodos de maiores vendas, podendo ainda, identificar os produtos mais vendidos em cada mês, e, com isso, a possibilidade de planejar compras de forma mais estratégica, evitando deixar de atender clientes no momento em que mais precisam.

• Classificação mais correta de fornecedores: 

Com a apuração do custo médio e todos os detalhes de cada compra de forma centralizada, o comprador saberá de forma rápida se a cotação recebida está de acordo com a expectativa e com o histórico de compras. Além disso, será possível identificar mais facilmente, os fornecedores que entregam dentro do prazo esperado, enviam os melhores valores ou até mesmo, em quais deles estão concentradas as maiores compras.

• Controle de estoque mais justo e eficiente: 

Sabendo exatamente a demanda, o tempo de entrega dos produtos, é possível implementar técnicas como Just in Time e MRP, reduzindo a quantidade estocada, e reduzindo, também, custos de armazenagem, riscos de perda do estoque, etc.

• Monitoramento do giro de estoque: 

Controlar a demanda e oferta é tão importante como controlar o giro de estoque, com esse controle na planilha você poderá manter seu fluxo de caixa mais justo e sem sustos a cada compra ou mercadoria vendida, acompanhando de perto a rotatividade do seu estoque, tudo será mais calmo e tranquilo.

• Inventário de Estoque: 

Esse item aproveitará ao máximo a flexibilidade do Excel, como você terá o controle de itens catalogados e o apontamento de saldos de forma simples, seu inventário será muito mais tranquilo e rápido.

• Relação cliente por produto vendido: 

Saiba exatamente o que seus clientes estão comprando, com esse controle você poderá elaborar campanhas de vendas mais eficiente, de acordo com o seu público alvo.

Agora é com você!

Preenchendo a planilha de controle de estoque na prática

Quer ver como é o preenchimento da planilha em tempo real? Nosso analista de negócios Leandro Lana mostra no vídeo abaixo como você alimenta a planilha. Assista e confira as dicas para melhorar sua gestão de estoque! 

Faça o download gratuito da planilha de controle de estoque da OTK!

Comece agora mesmo a melhorar sua gestão com nossa planilha de controle de estoque, tenha todos os dados do seu almoxarifado na palma da sua mão, e, não se esqueça, quando sentir que está no momento de seguir para um controle mais sofisticado e automatizado, conheça nossa solução OTK Web, sistema online para controle de estoque e compras, e entre em contato com nossa equipe comercial para agendar uma apresentação completa!