Baixe gratuitamente nossa Planilha de Controle de Estoque e confira um passo a passo completo de como preencher e fazer análises avançadas para melhorar a sua gestão de suprimentos.

Que um controle eficiente de estoque é essencial para grandes corporações é evidente, assim como 1 + 1 são 2, porém o que muitos podem não perceber é que mesmo para a sobrevivência de pequenas empresas esse tipo de controle é igualmente urgente e necessário.

Sendo uma empresa grande ou pequena, é necessário utilizar a tecnologia a nosso favor. Para empresas que não dispõem de recursos para investimento em sistemas de gestão ou que não vêem uma necessidade inicial para tal, uma alternativa é o uso de uma planilha de controle de estoque, normalmente usando o Excel.

Uma planilha simples com algumas fórmulas pode se tornar o principal aliado da sua equipe de vendas, e pode ir mais além, pode servir de apoio gerencial para equipes administrativas, gestores financeiros, equipe de compras, entre outras funções. 

Mas então, por onde começar? Como devo montar a minha planilha de controle estoque?

O primeiro passo da personalização da sua planilha de estoque é definir quais dados são essenciais para um controle eficaz e que atenda à sua empresa até o momento de implementação de um sistema, veja abaixo algumas sugestões de controles para efetuarem:

• Controle de entrada de materiais, com código, nome e unidade de medida do produto, é importante, também controlar de quem você compra, o custo unitário e total;
• Controle de saída de mercadorias, utilizando os mesmos campos indicados acima, porém substituindo fornecedor por cliente e custo por valor de venda
• Controle de catálogo de itens, com quantidade atual das mercadorias, valor calculado pelo custo médio, e, de preferência, ter também o indicativo de estoque mínimo (de segurança) e máximo de compras.

Nosso modelo de Planilha de Controle de Estoque

Hoje há na internet vários modelos disponíveis, desde o uso básico até o mais sofisticado, alguns desses documentos são encontrados de forma gratuita, outros em pacotes comprados. É claro que encontrar o modelo ideal, de acordo com sua expectativa pode demorar muito, ou até mesmo, levar a um controle que dará mais problemas do que solução.

Por isso, pensando em facilitar o seu caminho, criamos uma planilha com todos esses recursos, com campos simples de identificar e cálculos para facilitar a sua gestão. Clique aqui para fazer download da planilha agora!

Segue abaixo algumas instruções para seguir pós-download:

Passo a passo para preencher a planilha de controle de estoque:

1. Organização da planilha e informações cadastrais

Nossa planilha de estoque é dividida em abas, algumas para registro de operações como vendas e compras, outras para informações cadastrais. Recomendamos primeiro registrar as informações cadastrais: Cadastro de fornecedores, Clientes, unidades de medida e locais de estocagem. Detalhe importante, há campos de cálculo, evite alterá-los, como por exemplo o saldo de estoque e o indicativo de compras da aba Itens de Estoque.

2. Operacional: Alimentação dos dados

Feito esse registro de cadastro, vamos para o operacional, a aba entrada deve ser utilizada pelo responsável de compras, lá será possível indicar fornecedor, item comprado, local de armazenagem, quantidade de custo de cada mercadoria, com input dessas informações o saldo de estoque e o custo médio serão alimentados.

3. Análise dos dados

Com o início desse controle, você ou o gestor responsável pode iniciar análises mais estratégicas, como:

• Controle de sazonalidade: 

Como você terá fácil acesso aos picos de consumo de materiais, é possível medir períodos de maiores vendas, podendo ainda, identificar os produtos mais vendidos em cada mês, e, com isso, a possibilidade de planejar compras de forma mais estratégica, evitando deixar de atender clientes no momento em que mais precisam.

• Classificação mais correta de fornecedores: 

Com a apuração do custo médio e todos os detalhes de cada compra de forma centralizada, o comprador saberá de forma rápida se a cotação recebida está de acordo com a expectativa e com o histórico de compras. Além disso, será possível identificar mais facilmente, os fornecedores que entregam dentro do prazo esperado, enviam os melhores valores ou até mesmo, em quais deles estão concentradas as maiores compras.

• Controle de estoque mais justo e eficiente: 

Sabendo exatamente a demanda, o tempo de entrega dos produtos, é possível implementar técnicas como Just in Time e MRP, reduzindo a quantidade estocada, e reduzindo, também, custos de armazenagem, riscos de perda do estoque, etc.

• Monitoramento do giro de estoque: 

Controlar a demanda e oferta é tão importante como controlar o giro de estoque, com esse controle na planilha você poderá manter seu fluxo de caixa mais justo e sem sustos a cada compra ou mercadoria vendida, acompanhando de perto a rotatividade do seu estoque, tudo será mais calmo e tranquilo.

• Inventário de Estoque: 

Esse item aproveitará ao máximo a flexibilidade do Excel, como você terá o controle de itens catalogados e o apontamento de saldos de forma simples, seu inventário será muito mais tranquilo e rápido.

• Relação cliente por produto vendido: 

Saiba exatamente o que seus clientes estão comprando, com esse controle você poderá elaborar campanhas de vendas mais eficiente, de acordo com o seu público alvo.

Agora é com você!

Comece agora mesmo a melhorar sua gestão com nossa planilha de controle de estoque, tenha todos os dados do seu almoxarifado na palma da sua mão, e, não se esqueça, quando sentir que está no momento de seguir para um controle mais sofisticado e automatizado, conheça nossa solução OTK Web, sistema online para controle de estoque e compras, e entre em contato com nossa equipe comercial para agendar uma apresentação completa!